Rien né peut plus pénaliser une entreprise que la paperasse incessante. Posez donc la question à Bruce Derraugh, chef de l’exploitation de Restauration PremièreAction, une entreprise dont le siège se trouve à Toronto qui collabore avec des assureurs pour réaliser le nettoyage après des sinistres tels que des inondations, des tornades, et même les émeutes qui ont eu lieu en 2011 à Vancouver lors de la finale de la Coupe Stanley.
Lorsque son entreprise a démarré en 2004, les employés devaient rarement consigner sur papier les détails de leur travail. Tout a changé en 2010 lorsque les compagnies d’assurance ont commencé à demander des documents détaillés, notamment une pléthore de documents papier, des photos numériques des lieux des sinistres, etc.
Comme le secteur des assurances voulait lutter contre la fraude, ce travail supplémentaire a obligé M. Derraugh à embaucher 25 % de personnel administratif en plus. Les gestionnaires de projets qui devaient produire la plupart des documents y passaient beaucoup plus de temps que d’habitude. « Nous tentons de gagner de l’argent, mais en même temps tout ce [travail] comprime nos perspectives de marge », déclare M. Derraugh. « Nous nous sommes dit qu’il devait y avoir un moyen plus efficace de gérer les sinistres. »
Heureusement pour PremièreAction, il y en avait bien un : les applications logicielles personnalisées. M. Derraugh, tout comme de nombreux autres dirigeants noyés dans la paperasse, s’est dit que la technologie pourrait rendre son entreprise plus efficace. D’une part, les tablettes électroniques ont permis aux employés de se connecter à distance au réseau de l’entreprise depuis différents lieux de travail, et d’autre part le développement d’un programme logiciel répondant aux besoins spécifiques de l’entreprise coûte bien moins cher qu’il y a encore cinq ans.
Wayne Ingram, directeur général, Technologies, chez Accenture Canada, constate qu’un nombre croissant d’entreprises se tournent vers des applications logicielles personnalisées pour résoudre des problèmes d’entreprise complexes. Alors que de grandes entreprises développent des programmes depuis des années, le développement d’applications logicielles personnalisées a réellement explosé avec l’arrivée des tablettes électroniques, le transfert rapide de données mobiles et les applications.
« Il s’agissait d’un secteur de niche où les solutions logicielles appropriées n’étaient pas encore disponibles sur le marché », déclare M. Ingram. « Désormais, les tendances technologiques autour de la mobilité et de l’infonuagique offrent un tout nouvel ensemble d’applications logicielles. »
Les entreprises peuvent toujours acheter des logiciels de série – il existe de nombreux programmes utiles de comptabilité et de gestion de la relation client sur le marché – mais ces programmes prédéfinis né sont pas suffisants pour de nombreuses entreprises.
M. Derraugh avait besoin d’un logiciel capable d’intégrer divers formulaires de compagnies d’assurance, de stocker des photos de lieux de sinistres, de transmettre toutes ces données aux experts en sinistres et, enfin, de les regrouper et les envoyer par courriel aux courtiers d’assurance. Ce logiciel devait également pouvoir fonctionner sur les robustes tablettes Windows transportées d’un lieu de travail à un autre.
Il a fallu environ six mois pour développer le logiciel – M. Derraugh et son entreprise ont collaboré pour cela avec une société de développement de logiciels – et en octobre, son équipe a pu commencer à utiliser le logiciel mobileCT. Les gestionnaires de programmes peuvent désormais remplir les formulaires à l’aide d’un stylet ou vocalement, et prendre facilement des photos à l’aide de leur tablette électronique. Lorsqu’ils ont terminé, toutes les données sont entrées automatiquement dans le système de l’entreprise. « L’ensemble du processus est désormais automatique », déclare M. Derraugh. « Tout ce que nous faisions sur papier est devenu numérique. »
Le développement d’une application logicielle personnalisée peut être coûteux – M. Derraugh n’a pas souhaité communiquer le coût de son logiciel – par conséquent, il est primordial de calculer le rendement du capital investi pour un logiciel. Matt Held, fondateur et chef de la direction de Manawa Networks, société de conseil en technologie de l’information dont le siège se trouve à Toronto, affirme que ce calcul est assez facile à faire. « Ce logiciel coûtera X, mais fera économiser Y par an », déclare-t-il. « Il faut juste voir si le rendement du capital investi est positif. »
Toutefois, selon M. Held, les dirigeants oublient souvent de prendre en compte la durée de vie du logiciel. Ils se contentent de calculer le coût du développement, mais né tiennent pas compte des mises à niveau – de nombreuses entreprises continuent d’améliorer leur logiciel après avoir commencé à l’utiliser – et de la maintenance. M. Derraugh a calculé tous les coûts et s’est rendu compte qu’il pouvait récupérer son investissement en moins de 12 mois. Ce rendement du capital investi aura lieu principalement au moyen de réductions salariales : il a mis à pied quelques employés administratifs, tout en n’ayant pas l’intention d’en embaucher lorsque d’autres quitteront l’entreprise. Son logiciel permet également aux employés de travailler plus efficacement, ce qui signifie que l’entreprise peut absorber plus de travail sans avoir à embaucher.
L’un des grands avantages du développement d’applications logicielles personnalisées est que des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées lorsque de nouveaux défis se présentent. Selon M. Ingram, il arrive souvent que ces applications logicielles offrent encore plus de perspectives aux dirigeants. « Cette évolution technologique fait souvent exploser l’innovation », déclare-t-il. « Les entreprises trouvent souvent d’autres domaines auxquels l’appliquer. » Il est aussi bien moins coûteux de modifier ou d’ajouter des fonctionnalités à un programme, une fois le système configuré. De grandes entreprises tentent de trouver d’autres façons d’ajouter ou de renforcer les investissements massifs qu’elles ont réalisés dans la technologie mobile, et même de plus petites entreprises réfléchissent à la façon de tirer encore plus parti de leurs investissements technologiques.
Cela peut consister à rendre le logiciel utilisable sur les téléphones multifonctions d’entreprise, et non seulement sur les tablettes électroniques, par exemple. « Il s’agit d’un petit investissement qui peut s’avérer très rentable », ajoute M. Ingram.
PremièreAction a déjà ajouté des fonctionnalités supplémentaires à son logiciel, notamment une option d’interface en français. Plus tard cette année, l’entreprise mettra en place une fonction d’inventaire des équipements pour que les gestionnaires de projets puissent avoir tous les outils nécessaires avant de quitter un lieu de travail. La création d’une version du logiciel compatible avec les téléphones mobiles est également prévue.
Le logiciel de PremièreAction a déjà fait des merveilles, mais il a d’autres avantages, outré celui de rendre l’entreprise plus efficace. « C’est une fierté pour nos équipes », déclare M. Derraugh. « Il s’agit de quelque chose de nouveau, et lorsque les employés voient ce que nous faisons et ce que nous pouvons encore ajouter, ils sont très enthousiastes en ce qui concerne notre entreprise. »
Source : The Globe and Mail